fileeeBox: der smarte Dokumenten-scanner im Test

Falls du den Beitrag aus dem letzten Jahr nicht mehr ganz im Kopf hast oder erst gar nicht gelesen hast: fileee ist ein noch recht junges StartUp aus Münster, welches sich auf die Fahnen geschrieben hat, die persönliche Dokumentenverwaltung deutlich zu verbessern. Bereits seit mehreren Jahren ist ihr Online-Dienst dafür in Betrieb und auch durchaus erfolgreich dabei. Die Benutzung ist dabei (bis zu einem bestimmten Dokumentenlimit im Monat) komplett kostenlos. Wenn du fileee selbst einmal ausprobieren willst, findest du hier alle weiteren Informationen.

Im letzten Jahr haben die Münsteraner dann ihre erste Hardware vorgestellt: Die fileeeBox bietet alles, um mit dem eigenen Smartphone die Papiere in hoher Qualität einzuscannen und anschließend schnell wiederfindbar aufzubewahren. Wir erhielten bereits eine der Boxen aus der ersten Produktionsfuhre und konnten diese ausführlich testen.

Wer selbst Interesse an der Box hat sollte sich beeilen: Die Crowdfunding-Kampange auf der Website von fileee läuft noch bis zum 14. April, bis dahin müssen 2000 Boxen bestellt sein. Aktuell liegt der Counter bei 34%. Eine Kombination aus Box und Scanaufsatz kostet rund 45€, hinzu kommen noch 5€ Versand. Mit unserem exklusiven Gutscheincode "NETZLEBEN" lassen sich allerdings 10% sparen! Der Gutscheincode ist auf 50 Gesamtpakete limitiert, schnell sein lohnt sich also. Bestellen kannst du unter diesem Link.

Aufbau

Der Aufbau von Box und Scanaufsatz gestalten sich ausgesprochen einfach: Die Box kommt fertig zusammengebaut im Paket an. Darin befindet sich der Scanaufsatz. Dieser muss einfach nur aufgeklappt werden und an der Oberseite werden beide Seiten mittels zwei Magnete, welche bereits an Ort und Stelle festgeklebt sind, verbunden. Anschließend sollte noch das Netzteil in die Steckdose gesteckt werden und mit der LED-Leiste im Aufsatz verbunden werden. Den Aufsatz nur noch auf die Box stellen (schnappt auch hier mittels Magnete wieder korrekt ein) - die fileeeBox ist nun Einsatzbereit!

Es können optional zwei kleine Schaumstoffteile auf den Scanaufsatz geklebt werden, welche dann zur einfacheren Ausrichtung des Smartphones dienen. Der NFC-Tag ist selbstverständlich schon eingeklebt. Der Scanaufsatz ist in meiner Version noch recht wackelig - die Pappe wurde allerdings deutlich verstärkt, sodass nun ausgelieferte Aufsätze deutlich stabiler sind, wovon wir uns auch auf der CeBIT überzeugen konnten.

Zu guter Letzt muss die Box noch im eigenen Account registriert werden, das geht ganz einfach mittels des aufgedruckten Barcodes. Wofür das nötig ist? Jedes gescannte Blatt Papier kommt ja schließlich in die Box. Und da davon prinzipiell beliebig viele vorhanden sein können, sollte man auch wissen, in welcher Box sich das Blatt dann befindet. Dabei wird beim Scan des Blattes auch der Barcode der Box mitgescannt, somit ist die automatische Zuordnung kein Problem mehr.

Scanvorgang

Der Scanvorgang läuft ausgesprochen schnell ab. Als erstes wird ein Blatt Papier eingelegt, maximal mit der Größe DIN A4. Anschließend muss das Handy oben auf der Scanbox abgelegt werden. Ist es NFC-fähig, startet dank des integrierten Tags der Vorgang automatisch, für NFC-Lose Androiden oder iOS-Geräte muss noch die App manuell geöffnet werden. Diese erkennt dann, dass sich ein Blatt in dem Aufsatz befindet und schießt automatisch - idealerweise mit Unterstützung der integrierten LED-Leuchten - ein Foto, lädt dies hoch und lässt fileee den Rest machen. Wenn das Dokument dann korrekt eingescannt wurde (eventuell ist ja noch die Rückseite einzuscannen) legt man es einfach eine Etage tiefer in die Box.

Der Scanvorgang läuft somit absolut automatisch, sobald ein neues Blatt eingelegt wurde läuft alles wieder von vorne. Und wenn die Box einmal voll ist, einfach eine neue darunter stellen und weiter gehts. Einfacher könnte es nicht mehr sein.

Das Scannen ist natürlich auch ohne Aufsatz möglich. Allerdings dürfte dann die Qualität nicht ganz so gut sein, da durch die Boxhöhe schon der perfekte Abstand vorgegeben ist, die LED-Leisten für genug Licht sorgen und letztendlich das Smartphone auf einer stabilen Unterlage liegt, was für ein deutlich besseres Foto sorgt.

Verwaltung

Als zweiten Schritt gilt es nun, die erkannten Dokumente zu Überprüfen und falls nötig die erkannten Angaben zu ergänzen bzw. korrigieren. Nicht immer werden Absender, Datum oder Typ korrekt erkannt, dann ist Handarbeit angesagt. Das geht sowohl in der App als auch über die Website, wobei letztere den Vorteil hat, fehlende Adressen zum Beispiel direkt im Dokument auswählen zu können. Die Dokumente müssen dafür auch gar nicht in der Box liegen, das ist dann das normale Importtool von fileee.

In der Verwaltung bei fileee lassen sich dann beispielsweise auch Dokumente suchen - und wer das Original sucht, bekommt gesagt, in welcher Box, in welcher Höhe und zwischen welchen anderen Dokumenten das gesuchte Schriftstück liegt. Man kann quasi die komplette Box einmal digital durchgucken.

Noch relativ neu ist die Kooperation von fileee mit anderen Unternehmen: Ist zum Beispiel eine Rechnung eines kooperierenden Unternehmens dabei, erkennt fileee dies automatisch. Sollten jetzt Fragen zur Rechnung sein, kann man direkt in der App einen Supportchat mit dem Unternehmen öffnen und auch gleich das fragliche Dokument freigeben - und die Freigabe natürlich auch wieder beenden.

Fazit

Fileee ist wohl so mit die einfachste Möglichkeit, als Privatanwender die eigenen Dokumente zu verarbeiten. Und die fileeeBox schließt sich dem an, zusammen mit dem Scanaufsatz sorgt sie für gute Scans von Dokumenten und eine einfache, aber strukturierte Aufbewahrung. Und nicht vergessen: Die Box ist (erst einmal) nur noch bis zum 14. April zu kaufen, es lohnt sich!