fileeeBox: Dokumentenscanlösung für den Heimanwender

Fileee ist an sich eine (Web-)App zur einfachen Dokumentenverwaltung inklusive Analyse und Sortierung der Blätter. Die App werde ich später noch einmal ausführlich testen.

Zur CeBIT haben die Jungs aus Münster nun ihre fileeeBox vorgestellt. Ich konnte sie auf dem Stand in Halle 11, welche erstmals ausschließlich StartUps gewidmet war, kurz ausprobieren. Hiermit soll das Scannen für den Heimanwender einfach und erschwinglich gemacht werden. Die Box besteht dabei aus zwei Teilen, der Dokumentenbox (unten auf dem Bild) sowie der Scanbox.

Erster Eindruck

Der erste Eindruck war erstmal zwiespaltig. Auf der einen Seite ist die Idee ziemlich gut. Die Box bietet perfekte Lichtverhältnisse zum Scan und die Ausrichtung ist dank der kleinen aufgedruckten Ausrichtungsmarken auch immer korrekt. Andererseits kam mir die Box relativ klapprig vor, sie besteht (vermutlich) aus biegsamen, dünnen Plastikplatten und wird nur von Magneten zusammengehalten.

Scanbox

Zurück zur Idee: Diese ist einfach wie genial. Du klappst die Box zusammen, legst dein Handy oben drauf und in die Box das zu scannende Dokument. Optional kannst du noch eine kleine LED-Beleuchtung anschalten, die für eine gleichmäßige Ausleuchtung sorgt. Hast du ein Android-Phone, startet dank NFC-Tag auf der Oberseite auch direkt die fileee-App, bei iPhones musst du das noch manuell machen. Wenn die App ein richtig ausgerichtetes Dokument erkennt, wird automatisch das Foto gemacht und zum Webservice hochgeladen. Dokument rausnehmen, umdrehen und wieder hereinlegen, das Foto wird wieder automatisch gemacht. Die Qualität des Scans hängt natürlich direkt mit der Auflösung der Kamera im Smartphone zusammen, ich denke mal 10 Megapixel sollten es mindestens sein.

Dokumentenbox

Und jetzt kommt der Clou: Unter der Scanbox kannst du eine Ablagebox stellen, jede dieser Boxen lässt sich dabei per einmaligem Barcode identifizieren. Dieser Barcode wird dank eines kleinen Ausschnittes in der Scanbox immer mit aufgenommen. Nach dem Scan kannst du dein Dokument einfach auf den Stapel in die Scanbox legen und danach vergessen. Wenn die Box voll ist, kannst du einfach eine neue darunter stellen.

Normalerweise brauchst du die Dokumente im Original nicht wieder. Solltest du sie doch einmal benötigen, zum Beispiel für das Finanzamt, musst du nicht stundenlang suchen. Wenn du das Dokument in der App gefunden hast, sagt diese dir nicht nur, in welcher Box das Dokument liegt (wurde ja mit dem Barcode erkannt), sondern auch wo im Stapel es sich befindet, also welches Dokument darüber und darunter ist. Damit kannst du dich dann in dem Stapel orientieren und findest das Dokument noch schneller.

Die Anfangs erwähnte leichte Bauweise hat aber auch seine Vorteile. So lässt sich die Scanbox zusammenklappen und in der Dokumentenbox verstauen, außerdem wird das Ganze dadurch relativ günstig (auf der Messe wurde von 20-30 Euro gesprochen). Weiterhin lässt sie sich dank der Magnete ziemlich schnell auf- und wieder abbauen. Mein kurzer Test hat außerdem gezeigt, das die Box ausreichend stabil für das Smartphone ist, und mehr will man ja eh nicht darauf stellen.

Early-Access-Programm und Gewinnspiel

Zur CeBIT hat fileee ein Early-Access-Programm gestartet. Hier kannst du dich mit der Mailadresse anmelden und bekommst so die schnellsten Informationen, außerdem kannst du eventuell die Box schon früher benutzen als alle anderen. Zu gewinnen gibt es ein iPhone sowie je 20 Boxen und Scanservice-Gutscheine. Zur Anmeldung geht's hier entlang.

Fazit

Die Idee ist wirklich gut und innovativ. Vor allem der günstige Preis (30€ für die Scanbox, etwa 8€ pro Dokumentenbox), die einfache Benutzung und das durchdachte System sprechen für die Box. Wie sie sich im Alltag schlägt, muss aber erst ein Test beweisen.